Administrator i kontakt

Administratorem danych jest FATRO Polska Sp. z o.o., ul. Bolońska 1, 55‑040 Kobierzyce, NIP: 897‑15-00-761.

W sprawach danych osobowych możesz się z nami skontaktować: daneosobowe@fatro-polska.com.pl. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

Kim są osoby, których dane przetwarzamy (kategorie)?

• Przedstawiciele i pracownicy lecznic weterynaryjnych (lekarze weterynarii, technicy, personel rejestracji) – dane służbowe do kontaktu i realizacji zamówień.
• Przedstawiciele dostawców/podwykonawców oraz firm kurierskich – dane służbowe.
• Osoby kierujące zapytania/korespondencję (e‑mail/telefon).
• Kandydaci do pracy (rekrutacje).
• Osoby zgłaszające reklamacje jakościowe/zdarzenia niepożądane produktów weterynaryjnych – dane kontaktowe zgłaszającego.

Uwaga: jako hurtownia nie obsługujemy klientów detalicznych i co do zasady nie przetwarzamy danych właścicieli zwierząt. Jeśli takie dane pojawią się incydentalnie (np. w zgłoszeniu), ograniczamy je do niezbędnego minimum zgodnie z prawem.

Jakie dane przetwarzamy (kategorie danych)?

• Dane identyfikacyjne i służbowe: imię i nazwisko, stanowisko, nazwa i adres podmiotu, nr PWZ (jeśli podane do weryfikacji uprawnień), służbowy e‑mail/telefon.
• Dane transakcyjne i logistyczne: dane zamówień, dostaw, reklamacji, informacje o partiach produktów w łańcuchu dostaw (GDP).
• Dane rekrutacyjne: zakreślone w ogłoszeniu/ustawach (a w zakresie dodatkowym – jeżeli wyrażono zgodę).
• Dane komunikacyjne: treść korespondencji, metadane e‑mail (data, nadawca, adresat).

W jakich celach i na jakiej podstawie (RODO art. 6) przetwarzamy dane?

1. A) Zawarcie i wykonanie umów B2B z lecznicami/kontrahentami, rozliczenia, kontakt operacyjny – art. 6 ust. 1 lit. b; obowiązki księgowo‑podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. c; uzasadniony interes (kontakt, dochodzenie roszczeń) – art. 6 ust. 1 lit. f.
2. B) Korespondencja i obsługa zapytań – art. 6 ust. 1 lit. f (udzielenie odpowiedzi, prowadzenie sprawy).
3. C) Marketing bezpośredni B2B własnych produktów/usług – art. 6 ust. 1 lit. f; w każdym momencie przysługuje sprzeciw.
4. D) Rekrutacja – art. 6 ust. 1 lit. b/c (zakres wymagany przepisami); a w zakresie danych dodatkowych – art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda).
5. E) Realizacja obowiązków prawa farmaceutycznego/GDP hurtowni (ewidencja obrotu, śledzenie partii, zapewnienie jakości łańcucha dostaw, wycofania/reklamacje, przeciwdziałanie fałszowaniu) – art. 6 ust. 1 lit. c.
6. F) Obsługa reklamacji jakościowych i zgłoszeń bezpieczeństwa produktów weterynaryjnych, w tym przekazywanie zgłoszeń właściwym podmiotom i organom – art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f.

Skąd mamy Twoje dane (gdy nie od Ciebie)?

• Publiczne rejestry i źródła (KRS/CEIDG, rejestry zawodowe), oficjalne strony firm, rekomendacje biznesowe.
• Podmioty z łańcucha dystrybucji (np. w ramach reklamacji/wycofań), operatorzy pocztowi i kurierzy.

Komu ujawniamy dane (kategorie odbiorców)?

• Dostawcy usług IT/hostingu/poczty (na podstawie umów powierzenia).
• Podmioty prawne, banki/pośrednicy płatności, firmy kurierskie.
• Producenci/podmioty odpowiedzialne – w zakresie reklamacji i zgłoszeń bezpieczeństwa.
• Organy nadzoru farmaceutycznego oraz inne organy uprawnione przepisami prawa.

Czy przekazujemy dane poza EOG?

Co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG. Jeżeli użyte rozwiązania IT to spowodują, przekazanie nastąpi zgodnie z art. 45–46 RODO (decyzja adekwatności lub standardowe klauzule umowne – SCC – wraz z ewentualnymi środkami uzupełniającymi).

Jak długo przechowujemy dane?

• Dokumentacja obrotu/GDP oraz reklamacje/wycofania – przez okres wymagany przepisami prawa farmaceutycznego (co do zasady co najmniej 5 lat lub dłużej, jeśli przepisy szczególne wymagają dłużej).
• Umowy/rozliczenia – czas trwania umowy + do 6 lat (przedawnienie roszczeń); dokumentacja księgowa – do 5 lat od końca roku podatkowego.
• Korespondencja – czas prowadzenia sprawy + do 3 lat (rozliczalność/obrona roszczeń).
• Marketing B2B – do momentu wniesienia sprzeciwu.
• Rekrutacja – do zakończenia naboru; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje – maks. 12 miesięcy.

Jakie masz prawa?

Dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw (zwłaszcza wobec marketingu), wycofanie zgody (jeśli była podstawą).

Skargę możesz wnieść do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Czy musisz podać dane?

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia/obsługi umowy, odpowiedzi na zapytanie, realizacji obowiązków prawnych (prawo farmaceutyczne/GDP) lub udziału w rekrutacji.

Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie prowadzimy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.